COMO FAZER UMA ATA DE REUNIÃO


Muitas são as pessoas que assumem, ainda que sem concurso ou salário, o cargo de secretário. Pode ser na igreja, na associação de moradores, APM de escolas ou qualquer outra situação que exija o registro dos atos executados na reunião. O fato é que muitos, em algum momento, precisarão redigir uma ata. Este post visa trazer informações necessárias para você aprender como redigir uma ata padrão.

Ata é um registro resumido, porém claro e fiel, das ocorrências de uma reunião.

Vejamos em primeiro lugar quais as características de uma ata?

  • Não deve conter parágrafos.
  • Números por extenso e, para facilidade na leitura, podem ser repetidos em algarismos entre parêntesis.
  • Escrito com caneta, sem rasura. As ressalvas devem ser feitas com:
    1) 'digo' - no momento da escrita (intensão, digo, intenção);
    2) 'Em tempo' - quando o erro só for percebido na hora de lavrar a ata (Em tempo: onde se lê "aquilo", leia-se "isso"), ou quando for necessário algum acréscimo de informação (Em tempo: na relação dos presentes, acrescente-se o nome do senhor José das Couves)

É importante que se saiba, ainda, que o livro de ata deve sempre ter um termo de abertura e um de encerramento. Vejamos primeiro como fazer um termo de abertura de atas.

COMO FAZER UM TERMO DE ABERTURA DE ATA

Termo de abertura.

Este livro contém cem folhas numeradas e rubricadas por mim, Fulano de Tal, e se destina ao registro de atas das reuniões  ordinárias e extraordinárias do Condomínio do Edifício Sol e Mar.

O cabeçalho de uma ata deve conter algumas informações que são importantes para situar a mesma e facilitar a pesquisa posterior. O cabeçalho deve, portanto, apresentar a indicação da ata (título).

Ata número doze (12) Ata da sexta reunião ordinária dos membros do Conselho de Moradores do Edifício Sol e Mar.

A abertura de uma ata é outro ponto importante, por isso mostrarei um modelo de abertura de ata de reunião. Antes disso, digo que a abertura deve apresentar o dia, a hora e o local da reunião, bem como as identificações das entidades reunidas, os nomes do presidente e do secretário e a finalidade da reunião. Veja abaixo um exemplo que encontrei na internet.

Ao primeiro dia do mês de março do ano de mil, novecentos e noventa e nove Aos oito dias do mês de março de dois mil e dois, às vinte horas, na sala número cinco do terceiro andar da ala B da Faculdade São Judas Tadeu, realizou-se a terceira reunião ordinária do Conselho Comunitário, presidido pelo senhor Capristânio de Capri e secretariado por mim, Felípedes da Costa, para tratar da seguinte ordem do dia, conforme edital número cinco barra dois mil e dois (5/02), expedido a todos os membros do Conselho com data de vinte de janeiro do corrente ano: 1) relatório das atividades do ano anterior; 2) prestação de contas da diretoria; 3) planos de ação para o corrente ano.

Para que uma reunião possa começar, porém, não adianta apenas começar a ata. É necessário, para que seja declarada a legalidade, o presidente deve esclarecer se houve quorum para que a reunião tenha valor legal.

O senhor presidente declarou a legalidade da reunião por haver quorum, conforme determina o artigo trinta e seis dos estatutos.

Outro aspecto importante é como fazer a relação nominal em uma ata de reunião.

Na relação nominal deve-se relacionar as pessoas que constam na lista de presença e que, de fato, compareceram à reunião. Querem um exemplo?

Estiveram presentes os seguintes membros do Conselho: Ariovaldo de Almeida, Berger de Souza, Carlos da Silva.

Em seguida, vejamos como registrar em ata a aprovação da ata da reunião anterior.

O senhor presidente solicitou a leitura da ata da reunião anterior. Após a leitura, como não houve emendas ou ressalvas, foi ela aprovada por unanimidade.

Além do que já foi dito, é importante saber como fazer o desenvolvimento do texto de uma ata. É importante “amarrar” bem o texto. Para isso, use algumas expressões que são fixas. Veja-as:

INÍCIO: Dando início à ordem do dia, o senhor presidente relatou (...).

FECHO: só acontece depois que todos os acontecimentos foram registrados. Nada mais havendo a tratar, o senhor presidente encerrou a reunião, agradecendo a presença de todos. E para constar, eu, Felípedes da Costa, lavrei a presente ata que, depois de lida e aprovada, será assinada por mim, pelo senhor presidente e por todos os presentes.

Por último, é importante saber como fazer um termo de encerramento de atas.

Termo de Encerramento:

Eu, Fulano de Tal, presidente do conselho de moradores do Condomínio do Edifício Sol e Mar, declaro encerrado este livro de atas.
Rio de Janeiro, 09 de março de 2002.
(assinatura)

8 comentários:

Unknown disse...

as assinaturas devem ser pegas no começo da reunião ou no fim ?

Rogério Souza disse...

Deve-se registrar a presença de todos e fazer as ressalvas quanto aos atrasados. A ata deve ser assinada ao final após a leitura e aprovação da maioria.

anonimo disse...

Rogério, depois de feito o termo de abertura pode-se em seguida começar o registro da primeira ata (pulando-se ou nao uma linha) ou tenho que registrar numa outra folha? Obrigado

Rogério Souza disse...

O que aprendi é que não deve haver espaço nem rasuras. Depois do termo de abertura, siga com o relato da reunião. O texto da ata não pode ser mudado ou alterado sem que isso seja feito com uma ressalva, por isso, escreva sem deixar espaços grandes para que alguém mal intencionado não acrescente algo e diga que foi você. Seguro morreu de velho, meu avô diria.

anonimo disse...

Obrigada

Rogério Souza disse...

Por nada :-)

Finito Freitas disse...

ola, preciso k me explique a diferenca da acta formal e da acta informal...muito urgente

Rogério Souza disse...

Finito, entendo que a diferença é apenas a linguagem e a formalidade quanto aos procedimentos a serem registrados. Confesso que nunca vi tal diferença até porque sempre fiz atas seguindo a estrutura padrão que me foi ensinada. desculpe não poder ajudar nesse caso.

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